Software per noleggio bici ed e-bike: prenotazioni online, tariffe a ore e consegna in hotel

Le richieste arrivano per email alle undici di sera, al telefono mentre sei al banco, su WhatsApp mentre sistemi una catena. Se noleggi biciclette ed e-bike, o le offri agli ospiti del tuo hotel o campeggio, un software per il noleggio di bici ed e-bike mette tutto in un'unica agenda: il cliente sceglie bici e orari da solo, paga l'acconto e trova il mezzo pronto. Rentilo, gestionale in cloud per noleggi stagionali, lo fa; sul noleggio a ore trovi sotto cosa fa e cosa no.

Perché le prenotazioni delle bici sfuggono di mano#

Tanti noleggi brevi, molte unità identiche, clienti che decidono la sera prima: con email e telefonate ogni richiesta va verificata a mano, e intanto la stessa e-bike viene promessa a due famiglie.

In hotel il problema passa alla reception: chi risponde non segue le bici e non lascia traccia di chi ha preso la numero 12, con quanti caschi e in che stato. I graffi si scoprono giorni dopo. E i portali trattengono una commissione e lasciano a te l'allineamento delle date.

Software noleggio bici e-bike: come funziona in Rentilo#

1. Crea modelli e unità. Un modello per tipo di bici («E-bike trekking M», «City bike») con foto, cauzione e tariffe, senza patente richiesta. Poi le singole bici, identificate dal numero di telaio o da un codice tuo, tipo EB-01.
2. Imposta tariffe e regole. Prezzo giornaliero, scaglioni per durata e, per il noleggio a ore, prezzo orario e di mezza giornata. Stagioni e sconti automatici si aggiungono come per gli altri mezzi.
3. Apri la prenotazione online. Il cliente vede solo le bici libere, aggiunge caschi o seggiolini e paga l'acconto. Se non paga entro il tempo di blocco che hai impostato, la bici torna disponibile.
4. Consegna con l'app. Dal telefono l'operatore completa i dati del cliente, fotografa la bici, segna i danni, fa firmare il contratto sullo schermo e incassa il saldo con un QR code.
5. Chiudi alla riconsegna. Foto, nuovi danni e addebiti (ritardo, accessorio non restituito) in un solo passaggio; la bici torna prenotabile dopo il tempo di preparazione che hai deciso.

Approfondimenti: prenotazioni online con acconto e verbale di consegna e riconsegna.

Noleggio a ore: cosa fa davvero (e cosa no)#

Nella tariffa di un modello, oltre al prezzo giornaliero, puoi indicare un prezzo orario e un prezzo di mezza giornata. L'opzione «Noleggi a ore», attiva di base, permette durate sotto le 24 ore solo ai modelli che hanno almeno una delle due. Rentilo confronta tre cifre e applica la più bassa per il cliente: ore × prezzo orario, mezza giornata (fino a 4 ore) e giornata intera. Le ore si contano per eccesso; gli orari selezionabili hanno un passo di 15, 30 o 60 minuti.

Esempio con prezzi inventati: e-bike a 6 € l'ora, 18 € la mezza giornata, 30 € la giornata, 25 € al giorno dal terzo giorno.

Cosa non fa:

• niente scaglioni orari: «prima ora 8 €, poi 5 €» non si imposta; il prezzo orario è uno per tariffa (può cambiare per stagione);
• niente giorni più ore: oltre le 24 ore il noleggio si conta a giorni, con una tolleranza in minuti che decidi tu;
• niente prezzo a persona: si noleggia la bici, non un posto in un tour.

Stagioni e sconti: guida alle tariffe stagionali.

Noleggio bici per hotel e campeggi: consegna in struttura e prenotazione dal tuo sito#

Se porti le bici nelle strutture, crea una sede di tipo Hotel per ogni struttura convenzionata, con supplemento e indicazioni. Se consegni ovunque, usa le zone di consegna: per CAP o per raggio in chilometri, con costo di consegna e di ritiro separati, preavviso minimo e consegna gratuita oltre un certo numero di giorni.

Se sei l'hotel o il campeggio, le bici sono la tua flotta, la reception è la sede di ritiro e la prenotazione vive nel sito della struttura: incolli il widget in qualunque pagina oppure usi il plugin WordPress. Il sito di prenotazione parla cinque lingue e l'ospite può caricare i documenti prima dell'arrivo.

Per le bici l'app usa la checklist e la sagoma dei mezzi a due ruote (caschi, bauletto, chiavi, documenti, pulizia). Caricabatterie o lucchetto si gestiscono come extra a magazzino o nelle note del verbale.

Per chi è#

• Noleggi di bici ed e-bike in località turistiche, anche insieme a scooter nella stessa azienda.
• Hotel, campeggi e agriturismi che vogliono prenotazione, contratto e verbale tracciati.
• Noleggi che consegnano nelle strutture e vogliono far pagare consegna e ritiro in modo chiaro.

Non fa per te se gestisci un bike sharing con sblocco da app (Rentilo non comanda lucchetti smart), se ti serve un channel manager via API, se il tuo listino a ore si basa su scaglioni orari, o se hai tre bici e un'agenda che non ti ha mai tradito.

Rentilo vs moduli email, Google Calendar e portali con commissione#

Domande frequenti#

Si possono noleggiare le e-bike a ore con Rentilo?#

Sì, se al modello assegni un prezzo orario o un prezzo di mezza giornata. Per durate sotto le 24 ore Rentilo propone al cliente la cifra più bassa tra ore per prezzo orario, mezza giornata (fino a 4 ore) e giornata intera. Le ore si arrotondano per eccesso. Non esistono scaglioni orari con prezzi diversi per la prima ora e le successive.

Un hotel può far prenotare le bici dal proprio sito?#

Sì. L'hotel incolla nel proprio sito il widget di prenotazione oppure installa il plugin WordPress con shortcode e blocchi pronti. L'ospite sceglie bici e orari, paga l'acconto e riceve la conferma via email senza uscire dal sito della struttura, e la prenotazione compare nel planning usato alla reception.

Serve un'app da scaricare per consegnare le bici?#

No. L'app per gli operatori si installa dal browser del telefono, senza passare dagli store, con le stesse credenziali del gestionale. Copre consegna e riconsegna: dati del cliente, foto, danni, firma del contratto e incasso. Salva una bozza a ogni modifica, quindi se il telefono si spegne riprendi da dove eri.

Come gestisco caschi, seggiolini e lucchetti a noleggio?#

Li crei come extra di tipo accessorio, con prezzo al giorno o una tantum, quantità massima per prenotazione e disponibilità a magazzino, così non ne vendi più di quanti ne hai. Per gli extra al giorno puoi fissare un tetto per noleggio. Se un accessorio non torna indietro, lo aggiungi come addebito manuale alla riconsegna.

Rentilo si collega ai portali di noleggio bici?#

Non con un collegamento diretto: Rentilo non è un channel manager e non sincronizza i prezzi. Ogni bici può però scambiare un calendario iCal con i portali che lo supportano: le date prenotate altrove vengono lette ogni 15 minuti e chiudono la bici, mentre le tue prenotazioni escono come «Occupato» senza dati del cliente.

Posso chiedere una cauzione per le e-bike?#

Sì. La cauzione si imposta sul modello e compare a parte nel preventivo, perché non è un ricavo. Puoi incassarla al ritiro e restituirla alla riconsegna, oppure farla bloccare sulla carta del cliente con una preautorizzazione, disponibile solo con Stripe. Una copertura aggiuntiva può prevedere una cauzione più bassa.

Inizia#

Se vuoi vedere il tuo listino a ore, le consegne nelle strutture o il widget sul sito del tuo hotel configurati sui tuoi dati, richiedi una demo. Panoramica in Sito e prenotazioni; le altre guide sono in Soluzioni.