Scadenze della flotta a noleggio: assicurazione, revisione e tagliandi senza sorprese
Assicurazione, revisione, bollo e tagliando di ogni mezzo in un unico scadenzario, con avviso ogni mattina e fermo mezzo che blocca le prenotazioni online.
Richiedi una demoLe scadenze della flotta a noleggio, cioè assicurazione, revisione, bollo e tagliando, in bassa stagione si controllano con calma. Ad agosto no: i mezzi sono sempre fuori, l'officina è piena e ti accorgi della polizza scaduta quando il cliente è già al porto con lo scooter. Rentilo mette tutte le date in uno scadenzario per targa, avvisa lo staff ogni mattina e, quando un mezzo si ferma, lo toglie dalle prenotazioni online.
Perché succede
Le date di una flotta non stanno mai nello stesso posto: la polizza nella mail dell'agente, la revisione sul libretto, il bollo sull'estratto conto, il tagliando nella testa del meccanico. Con dieci mezzi si tiene a mente, con quaranta no. E la manutenzione degli scooter a noleggio, in piena stagione, si fa quando il mezzo rientra, non quando sarebbe il momento giusto.
Poi c'è il problema che i gestionali di flotta aziendale non vedono: la manutenzione e la vendita non si parlano. Annoti il fermo sull'agenda, ma il sito continua a vendere quel mezzo per le stesse date. Il risultato è una prenotazione da spostare all'ultimo, oppure un mezzo che esce con un documento scaduto perché era l'unico libero.
Scadenzario flotta: checklist per tipo di mezzo
Una base da adattare alla tua flotta. Gli obblighi e le periodicità cambiano per tipo di veicolo e di uso: verificali con la tua assicurazione e con il tuo consulente.
| Tipo di mezzo | Documenti con scadenza | Manutenzione da pianificare | Cosa leggere alla riconsegna |
|---|---|---|---|
| Scooter e moto | Assicurazione, revisione, bollo | Tagliando, olio, pneumatici, freni, batteria | Chilometri, carburante, danni |
| Auto e furgoni | Assicurazione, revisione, bollo | Tagliando, pneumatici stagionali, freni | Chilometri, carburante, danni |
| Quad | Assicurazione, revisione, bollo se targato | Tagliando, pneumatici, freni | Chilometri, carburante, danni |
| Bici ed e-bike | Polizza, se prevista | Freni, pneumatici, batteria e-bike | Danni, accessori restituiti |
| Monopattini | Polizza, se prevista | Freni, pneumatici, batteria | Danni, accessori restituiti |
| Gommoni, barche, moto d'acqua | Assicurazione e documenti dell'unità | Tagliando alle ore motore, piede ed elica | Ore motore, carburante, danni allo scafo |
Il tagliando dei mezzi a noleggio non segue lo stesso ritmo per tutti. Per le unità nautiche il chilometro non esiste: l'usura si misura in ore motore, e un gommone che fa più uscite al giorno arriva al tagliando molto prima del previsto. Per questo conviene leggere il contaore a ogni riconsegna, non solo a fine stagione. Il resto della gestione nautica è nella pagina sul software per noleggio barche e gommoni.
Come lo risolve Rentilo
- Inserisci le date. Nella scheda Scadenze di ogni mezzo registri assicurazione (con compagnia e numero di polizza), revisione, bollo e prossimo tagliando. Oppure carichi i documenti nell'archivio: la data della polizza, della revisione o del bollo più recenti finisce da sola nella scheda del mezzo.
- Scegli preavviso e destinatari. Nel profilo del noleggio imposti i giorni di preavviso (30 di serie) e le email dello staff che ricevono gli avvisi.
- Ricevi il riepilogo ogni mattina. Alle 8:00 parte un'unica email con le targhe che hanno assicurazione, revisione, bollo o tagliando in scadenza, più le barche vicine al tagliando a ore. Alle 8:15 arriva l'avviso sui documenti scaduti e sui mezzi senza libretto o polizza.
- Registra le manutenzioni. In Flotta › Manutenzioni annoti tagliando, olio, pneumatici, freni, batteria o riparazione, con stato, chilometri, costo, officina, allegati e il prossimo intervento.
- Ferma il mezzo. Lo porti In manutenzione oppure crei un blocco di disponibilità con data di inizio e fine: per quel periodo non risulta disponibile né sul sito né nel gestionale.
Registrare una manutenzione da sola non blocca il mezzo: è una scelta voluta, perché un cambio olio di un'ora non deve chiudere una giornata di vendite. Il fermo lo decidi tu.
Ogni intervento finisce nel fascicolo del mezzo, insieme a noleggi, danni e multe: chilometri percorsi, letture incoerenti del contachilometri, spesa totale di manutenzione. È il documento da guardare prima di rivendere una targa. Se un operatore trova un guasto durante una consegna, lo segnala dall'app con un ticket e chi segue l'officina lo trasforma in un intervento programmato. Come si documentano danni e chilometri alla riconsegna è spiegato nella pagina sul verbale di consegna e riconsegna.
Per chi è
Per l'autonoleggio con una o più sedi e per il noleggio scooter in località turistica che ha tra le mani decine di targhe e poco tempo in stagione. Funziona allo stesso modo per auto, moto, quad, e-bike e unità nautiche, ed è collegato a prenotazioni, contratti e gestione delle multe.
Quando non è adatto: se gestisci una flotta aziendale con autisti dipendenti, carte carburante e scadenze delle patenti professionali, ti serve un software di fleet management, non un gestionale di noleggio. E se hai tre mezzi e un'agenda che funziona, non cambiare per questo.
Rentilo vs agenda, Excel e gestionali flotta aziendale
| Agenda | Excel | Gestionale flotta aziendale | Rentilo | |
|---|---|---|---|---|
| Tutte le date per targa | Sparse | Sì | Sì | Sì |
| Avviso automatico | No | Solo con macro | Sì | Ogni mattina via email |
| Tagliando a ore motore | No | A mano | Dipende dal prodotto | Sì, con letture dall'app |
| Fermo che blocca il sito | No | No | No, non vende noleggi | Sì |
| Storico con noleggi, danni e multe | No | Fogli separati | Parziale | Fascicolo del mezzo |
| Costo | Nessuno | Nessuno | Licenza | Su richiesta |
Excel resta il modo più rapido per iniziare. Il limite arriva quando lo scadenzario deve fermare le vendite: lì serve che manutenzione e prenotazioni stiano nello stesso sistema. Panoramica completa della parte flotta nella pagina Flotta e GPS, e per l'autonoleggio nella guida al software gestionale per autonoleggio.
Domande frequenti
Come tenere sotto controllo le scadenze di una flotta a noleggio?
Serve un solo elenco per targa con assicurazione, revisione, bollo e tagliando, un preavviso fisso e qualcuno che lo riceva ogni giorno. In Rentilo le date stanno nella scheda del mezzo, l'elenco dei mezzi evidenzia quelle entro 30 giorni e ogni mattina lo staff riceve un'unica email con le targhe in scadenza. Il preavviso si cambia dal profilo del noleggio.
Cosa succede alle prenotazioni se metto un mezzo in manutenzione?
Un mezzo nello stato In manutenzione o Fuori servizio esce dal calcolo della disponibilità, anche sul sito. Per un fermo con date precise si usa un blocco di disponibilità, sulla singola targa o su tutto il modello. Le prenotazioni già confermate su quella targa però restano: vanno riassegnate a un altro mezzo dal planning, e Rentilo non lo fa da solo.
Come si gestisce il tagliando di gommoni e barche a ore motore?
Sulle unità nautiche Rentilo legge il contaore a ogni consegna e riconsegna con l'app operatori. Imposti il tagliando alle ore motore e, quando mancano 10 ore o meno, la targa compare nell'avviso mattutino allo staff insieme alle altre scadenze. Nel fascicolo del mezzo vengono segnalate le letture anomale: un contaore che torna indietro o un salto oltre la soglia di ore al giorno che imposti.
Devo ricopiare a mano le date di polizza, revisione e bollo?
Non necessariamente. Se carichi nell'archivio documenti la polizza, la revisione o il bollo di un mezzo con la data di scadenza, Rentilo copia quella data nella scheda del mezzo, a patto che sia il documento più recente di quella categoria. Per la polizza copia anche numero e compagnia. I file sostituiti restano consultabili nelle versioni precedenti.
Il tagliando a chilometri genera un avviso automatico?
Ad oggi no. Nella scheda del mezzo puoi annotare il prossimo tagliando sia a data sia a chilometri, e i chilometri si aggiornano da soli a ogni consegna e riconsegna. L'avviso automatico del mattino però parte sulla data del tagliando, o sulle ore motore per le barche. Se lavori a chilometri, conviene impostare anche una data prudente.
Inizia
Mandaci l'elenco delle targhe con le date che hai, anche incomplete: in demo le carichiamo e vedi subito quali mezzi sono a rischio questa stagione. Richiedi una demo.
Altre soluzioni nell'elenco delle guide Rentilo.