Software gestionale per autonoleggio: dal contratto alla fattura senza carta

Se il tuo autonoleggio senza conducente lavora ancora con il blocco dei contratti in duplice copia, le fatture fatte con un altro programma e le scadenze di assicurazione e revisione scritte in agenda, ogni giornata di punta diventa una corsa a ricopiare dati. Chi cerca un software gestionale autonoleggio vuole proprio questo: scrivere ogni dato una volta sola e ritrovarlo in contratto, comunicazione a CaRGOS, fattura, verbale e multa. Rentilo è un gestionale in cloud pensato per il noleggio a breve termine: si usa dal browser in ufficio e dal telefono al banco del porto o in parcheggio, sempre sugli stessi dati.

Perché la carta costa più di quanto sembra#

Il problema non è il foglio, è quante volte lo stesso dato viene riscritto: nome, patente e targa finiscono su prenotazione, contratto, portale della Polizia e fattura. Ogni passaggio è tempo al banco e un possibile errore.

Poi ci sono le cose che arrivano dopo:

• le multe, che arrivano settimane o mesi più tardi e richiedono di ricostruire chi aveva quell'auto in quel giorno e a quell'ora;
• le scadenze di assicurazione, revisione, bollo e tagliando, che in agenda si vedono solo se qualcuno la apre;
• più sedi (agenzia, porto, aeroporto, stazione) con disponibilità che non si parlano, e il rischio di promettere la stessa auto due volte.

Cosa fa Rentilo per un autonoleggio#

Prenotazioni, sedi e consegne#

Ogni sede (agenzia, porto, aeroporto, stazione, hotel) ha orari e supplementi propri, e la riconsegna in altra sede si somma da sola al preventivo. Per le consegne in hotel o a domicilio definisci zone per CAP o per raggio. Ogni prenotazione, da sito, banco o app, occupa il mezzo nel planning.

Contratto firmato con codice OTP#

Il contratto nasce dalla prenotazione con dati del cliente, targa, chilometri, carburante, prezzi e condizioni in vigore. Si firma sul telefono dell'operatore o a distanza, con un codice monouso via email o SMS.

Comunicazione a CaRGOS#

Per autovetture e furgoni Rentilo comunica il contratto a CaRGOS al posto tuo: scegli se l'invio parte a mano, alla conferma o alla consegna. Puoi far verificare il tracciato senza comunicarlo, e gli invii non riusciti vengono ritentati in automatico. Moto e scooter vengono segnalati come non comunicabili, perché il portale non prevede codici per quei veicoli.

Fatture elettroniche allo SdI#

Dalla prenotazione emetti fattura, ricevuta o nota di credito. Le fatture partono verso il Sistema di Interscambio tramite Openapi o Aruba, con un controllo del file prima dell'invio. Lo stato di ogni trasmissione è visibile in elenco e gli scarti arrivano allo staff come notifica, con l'indicazione del dato da correggere.

Multe abbinate al noleggio giusto#

Quando registri un verbale, Rentilo cerca da solo la prenotazione in corso su quel mezzo nel momento dell'infrazione, usando gli orari reali di consegna e riconsegna, e compila noleggio e cliente. La pratica avanza per stati (ricevuta, rinotificata al cliente, addebitata, pagata dal noleggio, chiusa), e un filtro mostra le multe non abbinate, cioè quelle che rischi di non poter riaddebitare.

Scadenze e manutenzioni#

Assicurazione, revisione, bollo e tagliando si segnano su ogni mezzo, e ogni mattina lo staff riceve un'unica email con le targhe in scadenza. Manutenzioni, danni e multe confluiscono nel fascicolo del mezzo.

Un noleggio senza conducente, dall'inizio alla fine#

1. Prenotazione. Il cliente prenota online pagando l'acconto, oppure la crei dal banco: il prezzo si calcola da listino, stagione ed extra, e l'auto viene impegnata nel planning.
2. Documenti prima dell'arrivo. Dalla pagina della sua prenotazione il cliente carica patente e documento d'identità.
3. CaRGOS. Se hai scelto l'invio alla conferma, la comunicazione parte subito; altrimenti partirà alla consegna.
4. Firma. Il cliente firma il contratto a distanza con OTP, oppure al banco sul telefono dell'operatore.
5. Consegna. L'operatore registra chilometri, carburante in ottavi, dotazioni (chiavi, documenti, triangolo, gilet, ruota di scorta), danni sul disegno dell'auto e foto.
6. Riconsegna. Stessi controlli al rientro; l'app calcola chilometri eccedenti, carburante mancante, ritardo e pulizia straordinaria.
7. Chiusura. Incassi il saldo, emetti la fattura e il cliente riceve il contratto aggiornato con il verbale di rientro.

Prima e dopo#

Per chi è#

Rentilo è adatto se gestisci un autonoleggio senza conducente con una o più sedi, anche stagionale, magari con una flotta mista di auto, furgoni e scooter, e vuoi che contratti, comunicazioni e fatture escano dallo stesso posto.

Non è la scelta giusta se:

• lavori soprattutto con il noleggio a lungo termine a canoni mensili: Rentilo nasce per il breve termine;
• ti serve un channel manager collegato via API ai broker: la sincronizzazione con altri calendari avviene via iCal;
• vuoi un'app nativa da store o messaggi WhatsApp automatici: l'app operatori è una web app installabile e WhatsApp si usa con messaggi precompilati da inviare a mano.

Rentilo a confronto con le alternative di oggi#

Excel costa poco all'inizio e un gestionale generico fa bene le fatture, ma nessuno dei due conosce targhe, verbali e cauzioni: in un gestionale autonoleggio cloud verticale sono tutti collegati alla stessa prenotazione.

Domande frequenti#

Serve installare qualcosa per usare un gestionale autonoleggio in cloud?#

No. Rentilo si usa dal browser: il pannello di gestione da computer e l'app per gli operatori dal telefono. L'app non si scarica da uno store, si installa dal browser su Android e iPhone e si comporta come un'app normale, con icona e schermo intero. I dati sono gli stessi ovunque, quindi banco, ufficio e chi consegna in banchina vedono la stessa prenotazione aggiornata.

Rentilo invia i contratti a CaRGOS in automatico?#

Sì, per autovetture e furgoni. Dopo aver inserito le credenziali dell'agenzia scegli se l'invio parte a mano, alla conferma della prenotazione o alla consegna del mezzo. Se mancano dati del cliente l'invio si ferma e li elenca; se il portale non risponde ritenta da solo. Moto e scooter vengono segnalati come non comunicabili, perché CaRGOS non prevede codici per quei veicoli.

Posso emettere fatture elettroniche dal gestionale dell'autonoleggio?#

Sì. Fatture, ricevute e note di credito si emettono dalla prenotazione e le fatture partono verso il Sistema di Interscambio tramite un intermediario, Openapi o Aruba, con le tue credenziali. Prima dell'invio il file viene controllato; lo stato di ogni trasmissione resta visibile e, se arriva uno scarto, lo staff riceve un avviso con il dato da correggere e il promemoria per il reinvio.

Va bene se noleggio sia auto sia scooter e furgoni?#

Sì. La flotta si organizza in categorie, modelli e singole targhe, e i tipi di mezzo comprendono auto, furgoni, scooter, moto, quad, bici ed e-bike e unità nautiche. Il verbale di consegna cambia disegno e dotazioni in base al tipo di mezzo. L'unica differenza pratica riguarda CaRGOS, che oggi accetta solo autovetture e furgoni.

Quanto costa Rentilo e come si parte?#

Non c'è un listino pubblico: il prezzo dipende da flotta, sedi e servizi che ti servono, e si definisce dopo una demo. La partenza si fa insieme: configurazione del noleggio, importazione della flotta e dei dati che hai già, formazione dello staff. Puoi richiedere la demo dalla pagina contatti e vedere il gestionale sul tuo caso concreto.

Inizia#

Ti mostriamo il percorso completo, dalla prenotazione alla fattura, con le tue sedi e la tua flotta.

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