Fattura elettronica per il noleggio: dalla prenotazione allo SdI senza ricopiare nulla

A fine giornata hai le prenotazioni in un gestionale e le fatture in un altro programma: ricopi nome, codice fiscale, importi, e speri di non sbagliare l'acconto. Eppure la fattura elettronica del noleggio nasce dagli stessi dati della prenotazione: cliente, giorni, extra, addebiti alla riconsegna. Rentilo emette fatture, ricevute e note di credito direttamente dalla prenotazione e trasmette l'XML FatturaPA al Sistema di Interscambio tramite un intermediario accreditato, Openapi o Aruba.

Perché fatturare un noleggio è più complicato di quanto sembra#

Un noleggio non è un incasso e un documento:

• più incassi per lo stesso servizio: acconto online, saldo al ritiro, addebiti alla riconsegna, a volte un rimborso;
• la cauzione, che entra in cassa ma non è un ricavo e alla fine torna al cliente;
• clienti diversi: turisti stranieri, privati, aziende con codice destinatario o PEC, spesso con dati incompleti;
• metodi di pagamento sparsi: Stripe, PayPal, POS, contanti, bonifico.

A mano, un codice fiscale ricopiato male diventa uno scarto e un acconto dimenticato una fattura da stornare.

Fattura, ricevuta o documento commerciale?#

Verso aziende e professionisti con partita IVA si emette la fattura elettronica tramite SdI. Verso i privati la scelta dipende da come è organizzata la tua attività e da come certifichi gli incassi: fattura elettronica oppure documento commerciale con invio dei corrispettivi.

Cosa fa Rentilo, con precisione:

• Fattura: trasmessa allo SdI, anche a un privato purché abbia codice fiscale; senza partita IVA o codice fiscale dell'intestatario il pulsante di invio non compare;
• Nota di credito: trasmessa allo SdI, con numerazione separata;
• Ricevuta: documento numerato con il suo sezionale, scaricabile in PDF, non trasmesso allo SdI.

Rentilo non invia corrispettivi telematici e non si collega al registratore di cassa: se li usi, quella parte resta dove è oggi.

Fatturazione del noleggio: il flusso dalla prenotazione allo SdI#

1. Configura una volta la fatturazione. Nel profilo del noleggio imposti sezionali, scadenza, regime fiscale, intermediario (Openapi o Aruba), ambiente di prova o produzione e credenziali; «Verifica connessione» prova il collegamento senza inviare nulla.
2. Crea il documento dalla prenotazione. Con «Emetti fattura / ricevuta» intestatario e righe arrivano già compilati: noleggio, extra, supplementi, sconti e addebiti della riconsegna, con imponibile e IVA scorporati.
3. Controlla ed emetti. Il numero si assegna solo all'emissione, quindi una bozza scartata non lascia buchi. Poi gli importi sono bloccati e PDF e XML vengono conservati con la loro impronta digitale.
4. Invia allo SdI. Uno alla volta o più insieme. Prima Rentilo controlla il file contro le regole FatturaPA e, se qualcosa non torna, indica in italiano il campo da correggere.
5. Segui l'esito. Con Openapi gli esiti arrivano in tempo reale, con Aruba vengono ricontrollati ogni 30 minuti; scarti ed errori arrivano allo staff come notifica.
6. Correggi con una nota di credito. Una fattura emessa non si modifica né si cancella: per stornarla emetti una nota di credito.

Esempio: cosa finisce in fattura e cosa no#

Noleggio scooter con prezzi d'esempio IVA inclusa al 22%: tre giorni, un casco aggiuntivo, consegna in hotel, carburante mancante alla riconsegna. Acconto del 30% calcolato sul preventivo, cauzione in contanti.

I movimenti di cassa

Le righe del documento emesso dopo la riconsegna

Acconto, saldo e addebito fanno esattamente 152,50 €: il documento coincide con quanto incassato per il servizio, mentre la cauzione entra ed esce senza toccare i ricavi. Conviene emettere a noleggio chiuso, quando anche gli addebiti della riconsegna sono registrati.

Prima nota del noleggio e report#

Ogni incasso registrato su una prenotazione alimenta la prima nota: una riga per giorno, una colonna per metodo di pagamento, entrate, uscite, spese e saldo. I report confrontano incassato e prenotato mese per mese, così vedi i saldi non riscossi. È una vista di cassa: niente saldo iniziale, e le multe non compaiono finché non le incassi. Dettagli su gestione multe e cauzione con preautorizzazione.

Per chi è#

• Autonoleggi e noleggi di scooter con clienti privati e aziendali, che oggi fatturano con un programma separato.
• Il contabile del noleggio: in Rentilo ha un ruolo dedicato che gestisce pagamenti, fatture, spese e multe e vede il resto in sola lettura.

Non fa per te se cerchi una contabilità completa (registri IVA, liquidazioni, bilancio), se certifichi gli incassi solo con il registratore telematico, se usi un intermediario diverso da Openapi e Aruba, o se vuoi documenti emessi da soli all'incasso: in Rentilo l'emissione è un'azione che fai tu dalla prenotazione.

Rentilo a confronto con Fatture in Cloud o Aruba usati a mano e con il commercialista su Excel#

Domande frequenti#

Per il noleggio a un privato serve la fattura elettronica?#

Dipende da come è organizzata la tua attività e da come certifichi gli incassi verso i privati: fattura elettronica oppure documento commerciale con invio dei corrispettivi. Rentilo emette fatture elettroniche anche a privati con codice fiscale e ricevute non trasmesse, ma non gestisce i corrispettivi telematici. Quale documento serve nel tuo caso lo decidi con il commercialista.

Quali intermediari SdI supporta Rentilo?#

Openapi e Aruba Fatturazione Elettronica. Ti serve un account presso l'intermediario scelto; le credenziali si inseriscono nel profilo del noleggio, cifrate e valide solo per la tua azienda. Con Openapi gli esiti arrivano in tempo reale, con Aruba lo stato viene ricontrollato ogni 30 minuti. Per le prove c'è un ambiente sandbox.

La cauzione del noleggio va in fattura?#

In Rentilo no: la cauzione è un movimento separato, si incassa e si restituisce senza toccare il totale del noleggio. Se alla riconsegna trattieni qualcosa per danni, carburante o ritardo, quell'importo diventa un addebito della prenotazione e compare tra le righe della fattura emessa dopo la riconsegna.

Cosa succede se lo SdI scarta la fattura?#

Lo stato diventa «Scartata» e lo staff riceve una notifica che ricorda di correggere e reinviare mantenendo lo stesso numero. Di solito l'errore riguarda i dati fiscali del cliente o del noleggio: correggi il dato all'origine e usa «Reinvia allo SdI», che compare solo dopo uno scarto o un errore di invio.

Posso modificare una fattura già emessa?#

No, ed è voluto: una volta emessa, la fattura ha numero e importi bloccati e la copia conservata non viene più rigenerata. Per correggere emetti una nota di credito con le righe da stornare e, se serve, una nuova fattura. La nota di credito ha una numerazione propria e va allo SdI come le fatture.

Rentilo sostituisce il software di contabilità o il commercialista?#

No. Rentilo emette e trasmette i documenti del noleggio e tiene prima nota di cassa, spese e report degli incassi, ma non registri IVA, liquidazioni o bilancio. Il commercialista riceve documenti già corretti, scaricabili in PDF e XML, invece di un foglio Excel da ricostruire a fine mese.

Inizia#

Se oggi ricopi le prenotazioni in un altro programma, richiedi una demo: colleghiamo l'intermediario in ambiente di prova e verifichi il flusso su prenotazioni vere. Panoramica in Contabilità; come nasce l'acconto lo spiega prenotazioni con acconto. Tutte le guide sono in Soluzioni.